Depuis la crise sanitaire due au covid-19, l’utilisation des outils collaboratifs a pris considérablement de l’ampleur au sein des entreprises. Mais, chaque entreprise adopte ce mode de travail en tenant compte de ses besoins spécifiques (formation, partage d’informations, stockage de données, création, gestion de projets…). Dans le présent article, nous allons vous donner quelques conseils qui vous seront utiles lorsque vous prendrez en main ces outils.
Définir l’objectif de l’outil choisi
Les outils collaboratifs peuvent être classés en deux catégories selon leurs fonctionnalités.
- Une première catégorie qui comprend les applications destinées à l’administration et au soutien des participants ainsi qu’à la gestion du contenu. Ces outils collaboratifs sont entre autres : les outils d’agenda, les services de facturation, les outils de gestion des participants et des clients, les outils de gestion des tâches …
- La deuxième catégorie comprend les applications qui sont utilisées pour créer du contenu et partager des données. Il s’agit notamment : des outils de présentation, de réunion et de webinaires virtuels, des outils de stockage des données, des outils de réalisation de tableaux ou de création de vidéos…
Avant de choisir un outil collaboratif, il est donc utile de définir en amont vos besoins et ceux de votre équipe.
Evaluer la commodité d’un outil
Un outil est utile quand il répond aux attentes de ses collaborateurs et à ses propres besoins. Toutes ces exigences se résument dans le terme « commodité » qui comprend la facilité d’utilisation et la fluidité du système. Par « commodité », on entend dans quelle mesure un produit, un système ou un service peut être utilisé par certains utilisateurs, afin d’atteindre certains objectifs de performance et d’efficacité, pour la plus grande satisfaction.
Autres recommandations
Outre les deux éléments cités précédemment, plusieurs autres caractéristiques déterminent la qualité d’un outil collaboratif. Il s’agit notamment des conditions d’utilisation (contrat), des exigences techniques, du prix, du service client et du traitement des données utilisateur. Lorsque vous utilisez des outils collaboratifs, il est particulièrement important de noter comment sont traitées les données de l’utilisateur et où elles sont transmises. Les informations détaillées sur des questions juridiques comme la protection des données, se trouvent généralement dans la page principale ou la page d’accueil de chaque outil.
Par ailleurs, il est nécessaire de vérifier avec la plus grande attention que les outils collaboratifs répondent positivement aux questions suivantes :
- Sont-ils adaptés à tous les systèmes d’exploitation courants afin de pouvoir être utilisés sur tous les appareils et de faciliter les collaborations ?
- Peuvent-ils s’exécuter sur la plupart des navigateurs ?
- Sont-ils immédiatement utilisables sans compétences particulières en informatique ou en programmation ?
- Sont-ils dépourvus de publicité ou au moins d’offres publicitaires qui ne seraient pas clairement identifiées ?
- Sont-ils sans obstacles pour que les personnes handicapées physiques ou mentales puissent les utiliser sans éprouver de difficultés ?
- Enfin, autorisent-ils l’exportation de données et de contenus vers d’autres applications et appareils ?
Autant de questions à se poser pour qu’un outil collaboratif réponde au mieux à ses exigences.
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