Télétravail : Le guide des outils modernes et gratuits

Certaines situations comme les épidémies ou les pandémies peuvent contraindre au confinement, exemple le coronavirus (covid-19). Au quotidien, cela se traduit par la quasi-fermeture des lieux publics, des métros, des restaurants, des banques, des entreprises et bien d’autres activités. Pour autant, rien ne dit qu’il faudra se résoudre à l’oisiveté et à la passivité. Le travail effectué depuis sa maison (télétravail) doit continuer pour des raisons économiques et afin de garantir à titre personnel, une rémunération mensuelle. Dans cette perspective, certaines applications et outils mobiles sont conçus pour permettre de continuer à travailler à distance en gardant toute sa concentration.

Pourquoi opter pour du télétravail ?

Face à la pandémie du coronavirus qui sévit actuellement dans le monde, certaines restrictions obligeant à rester chez soi sont en vigueur. C’est sans compter que de telles mesures qui certes permettent de sauver des vies humaines, constituent une véritable entrave à la vie des entreprises. La problématique qui reste posée est comment continuer de faire vivre son entreprise en tant qu’employeur tout en observant les mesures de confinement qui sont imposées. Dans cette perspective, nombre d’entreprises ont recours au télétravail. Il suppose l’utilisation des canaux digitaux et de certaines applications dédiées pour rester en connexion avec son organisation professionnelle, et continuer de travailler à distance.

 Certaines études révèlent que les trois quarts des personnes qui travaillent selon ce mode, depuis leur domicile, sont plus productifs en termes de résultats. Vous bénéficiez de plus de flexibilité sur les horaires de travail.

Le télétravail selon le poste que vous occupez peut se dérouler verticalement ou horizontalement. Concernant l’orientation verticale, elle peut être bidirectionnelle, ascendante ou descendante. Elle est ascendante quand, vous êtes appelés à travailler avec vos responsables hiérarchiques, c’est-à-dire avec vos supérieurs. Elle est descendante quand vous travaillez à distance pour offrir un service aux clients de votre entreprise. Le même principe est observé quand vous travaillez avec des collaborateurs placés sous votre responsabilité. Le télétravail est dit horizontal quand vous travaillez à distance avec des collaborateurs de même profession et de même niveau hiérarchique que vous dans l’entreprise.

Selon ce modèle, vous pourrez assurer le plan de travail annuel de votre entreprise à distance, respecter la chronologie dans l’exécution des tâches. Vous aménagerez vos plages horaires et présenterez également vos différents rapports dans les délais requis. Cependant, le télétravail plus qu’un simple concept nécessite l’implémentation d’un certain nombre d’outils pour être efficace.

Quelques outils nécessaires et gratuits pour optimiser sa stratégie de télétravail

Nous pouvons retenir entre autres :

• Slack : il s’agit d’une application implémentée sur les ordinateurs et les outils mobiles, conçue pour mettre en place un service de messagerie instantanée au sein d’une organisation professionnelle. Vous avez la possibilité de la télécharger sur slack.com. Cet outil permet d’optimiser la communication et le travail en équipe. Il procède par des chaînes dont la fonction essentielle reste d’organiser le travail en entreprise en fonction des unités de production. Il peut s’agir de départements ou de projets. A titre illustratif, vous pourrez prendre l’initiative de créer une chaîne pour les finances, une pour l’administratif, une autre pour les publicités ou pour bien d’autres services. Si vous collaborez avec des partenaires ou avez en charge le développement d’un portefeuille client, vous pouvez créer une chaîne pour les fidéliser. Cette politique d’action optimise la publicité en entreprise. Le partage d’informations structurées à l’aide de fichiers multimédias constitue un atout. Des options d’ajout de nouveaux membres sont disponibles. Slack est une application d’entreprise relativement complète que même les réseaux sociaux classiques ne pourront supplanter.

• Loom : disponible en version gratuite ou payante, Loom permet d’enregistrer son écran, le mode webcam ou les deux à la fois. Elle sert également à enregistrer dans un format amélioré des vidéos. Cet outil permet de concevoir une communication plus expressive que de simples écrits. Loom sert au partage des retours clients, à informer sur le mode d’emploi d’un article, à briefer des prestataires et à bien d’autres pratiques ;

• Skype : il est très utilisé pour organiser des vidéo-conférences ou passer des appels vidéo ;

• Whereby : il permet de concevoir des vidéoconférences avec une option partage d’écran. Son accès se fait via le lien de votre room ;

• Google Drive : cette application permet de concevoir et de stocker des adresses mails professionnelles. En utilisant un compte Gmail, vous bénéficiez de facto de 30 Go d’espace de stockage gratuit sur Google Drive. Toute l’information relative à votre activité y est stockée et est classée par dossiers et par départements. Vous seul avez un droit d’action en termes de partage.

• Wetransfer : il est conçu pour l’envoi de fichiers, qui dans la version gratuite est limité à 2 Go par transfert ;

• Clickup : il s’agit d’une plateforme dynamique de productivité, qui facilite le travail seul ou en équipe

Toute entreprise qui aspire à garder le cap et à ne pas voir son chiffre d’affaires sombrer par ces temps de paralysie de l’économie du fait du coronavirus, se doit d’intégrer le télétravail. Ceci implique l’appropriation d’outils modernes et gratuits. Cet article pourra vous servir de référence.

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