Le téléphone reste un moyen de contact toujours indispensable malgré les outils digitaux apparus avec l’ère numérique. Il est très utile pour la communication d’une entreprise et constitue le moyen le plus prisé pour la conclusion d’affaires. C’est la raison pour laquelle l’accueil téléphonique représente la vitrine de toute entreprise. Il est donc important de miser sur un bon message téléphonique pour l’image de votre société. Ce guide vous donne des conseils pratiques pour y arriver.
Accueil téléphonique : les conseils pour le pré-décroché
Le pré-décroché est le premier message qui sera écouté par les prospects ou clients de votre entreprise. Il doit être diffusé durant un court instant. Ce message doit être court et clair pour l’appelant. Il ne doit pas excéder quinze secondes. Généralement, c’est un message de bienvenue confirmant à celui qui appelle qu’il est au bon endroit et qu’il sera bientôt mis en contact avec quelqu’un qui répondra à sa requête : un message d’accueil téléphonique pour professionnel réussi doit répondre a minima à ces exigences.
Les conseils pour un message d’attente téléphonique efficace
En général, les appelants n’apprécient pas trop l’attente téléphonique. C’est la principale raison pour laquelle il vous faut limiter au maximum le délai d’attente.
Pour faire passer un bon moment à l’appelant, il est recommandé de diffuser une bonne musique d’attente. Il serait opportun que vous optiez pour une musique avec un message qui passe une information sur votre entreprise tout en assurant que l’appel sera vite pris en charge.
Les conseils pour le répondeur téléphonique
Le répondeur de votre entreprise doit être indispensable en dehors des jours fériés ou des heures de travail. L’annonce que doit passer le répondeur doit amener à laisser un message ou à rappeler ultérieurement.
De plus, il est conseillé de communiquer via le répondeur les horaires et les jours d’ouverture de votre entreprise, en plus de l’adresse mail ou d’un autre numéro de téléphone. Vous pouvez aussi faire passer par le répondeur l’adresse du site internet de votre entreprise pour que l’appelant ait plus d’informations.
L’enregistrement d’un message vocal dans un studio professionnel
Vous pouvez également demander les services d’un studio professionnel pour l’enregistrement de votre message d’accueil téléphonique. Ces services ne coûtent généralement pas très cher et sont à la portée de toute entreprise.
Ces studios peuvent vous aider pour l’enregistrement d’un message pré-décroché, d’un message répondeur pour téléphone fixe ou portable. Ils peuvent aussi vous aider à enregistrer des messages d’attente téléphonique ou d’un serveur vocal interactif.
Toutefois, vous avez la possibilité d’enregistrer un message avec votre propre voix. Pour cela, il vous faut :
- de l’entraînement
- du matériel professionnel, surtout si vous faites du mixage
- un matériel adéquat pour charger le message sur votre mobile
- une pièce insonorisée ayant une bonne acoustique
- un peu de créativité et de talent !
La préparation des textes
Vos textes doivent d’abord être bien rédigés. Vous ne devez pas faire de textes trop longs sinon vos prospects raccrocheront avant la fin du message. Le temps recommandé pour un répondeur est de 25 secondes maximum.
Vous devez toujours clôturer votre message par un « merci » ou un « au revoir ». Vous devez aussi profiter de ce support pour mettre en avant vos produits et services. Si votre message répondeur est à destination d’un téléphone portable, n’hésitez pas à inciter vos appelants à vous laisser un message après le signal sonore ou à vous envoyer un SMS.
Voilà donc les conseils dont il faut tenir compte pour un message d’accueil téléphonique professionnel réussi !
