Depuis sa création en 1950 par Taiichi Ōno, ingénieur industriel à l’époque, la méthode Kanban reste l’un des outils de travail les plus utilisés dans la gestion de projets. Son objectif est d’améliorer constamment les processus de production de l’entreprise afin de garder une longueur d’avance sur la concurrence. Le tableau Kanban est facile à manipuler si vous en comprenez les principes de base.
Kanban : un tableau de bord performant
Kanban est un terme japonais qui signifie étiquettes. Le tableau Kanban est basé sur le principe du «flux tiré». Le système prend constamment en compte les demandes des clients, y compris des consommateurs, et s’adapte à leurs besoins. Comme la méthode Scrum, le Kanban est une méthode agile. Il permet de gérer les flux, de visualiser en temps réel leur évolution et de valider chaque statut attribué.
Le Kanban board est un outil de travail conçu pour faciliter la tâche des grandes entreprises et des chefs de projet. Il leur permet de :
- Limiter la surproduction et éviter le gaspillage ;
- Réduire les coûts ;
- Réduire les délais de réalisation ;
- Produire de meilleure qualité.
Ces 4 principes sont connus sous le nom de « Approche Lean ».
Kanban : le fonctionnement général de l’outil
La méthode Kanban est basée sur le système des cartes. Ces cartes, sous forme de post-it, sont utilisées pour enregistrer les tâches à effectuer en fonction des demandes reçues des clients.
Kanban, un tableau collaboratif
En effet, le Kanban est un outil collaboratif. D’une manière générale, les utilisateurs peuvent créer 3 colonnes avec 3 statuts distincts mais interdépendants, à savoir :
- Statut « A faire »
- Statut « En cours »
- Statut « Réalisé »
Chaque utilisateur a une vue générale sur le tableau et est notifié pour chaque tâche qui lui sera assignée. Toutes les informations relatives à la tâche à effectuer sont résumées sur une seule carte, y compris les détails de la mission et la deadline. En tenant compte des 3 statuts, chaque utilisateur peut modifier les cartes en fonction de l’évolution de sa mission.
Kanban, avec deux options de configuration de cartes
Les cartes Kanban peuvent être configurées de deux manières en fonction de la catégorie de tâches à effectuer par l’utilisateur.
- Carte basique : il s’agit des informations de base concernant les demandes du client. Elle comprend un résumé des instructions et de la deadline.
- Carte détaillée : il s’agit d’une information détaillée sur toutes les tâches à accomplir. Les instructions sont accompagnées d’explications. La deadline est également indiquée sur la carte. En d’autres termes, c’est une sorte de guide à suivre pour mener à bien le travail.
Kanban, un outil permettant d’optimiser le temps de travail
Le tableau kanban permet au chef de projet de visualiser en permanence l’avancement du travail de chacun de ses collaborateurs. L’utilisation des cartes Kanban est également une alternative aux réunions de travail. En outre, il s’agit d’un pôle d’information à part entière. Il assure la transparence et la fluidité des échanges entre les utilisateurs. En plus de ces avantages, le Kanban est accessible à tous les utilisateurs assignés à condition qu’ils soient connectés à internet.
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