La RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données est entrée en vigueur le 25 mai 2018. Elle concerne aussi les petites entreprises comme la vôtre, mais vous ne savez pas comment vous mettre en conformité. En effet, cette nouvelle loi peut engendrer des petits malentendus si elle n’est pas bien expliquée. Toutefois, elle présente plusieurs avantages pour les TPE et PME. En 4 points, voici comment vous mettre en conformité avec le RGPD.
Définissez votre activité
Pour ce faire, vous devez établir un registre de traitement de données. Avec l’aide de la CNIL, vous pouvez avoir un modèle précis de comment remplir ce registre. En gros, il vous suffit de vous poser les bonnes questions à chaque fois que vous enregistrez des données personnelles :
- Quel est le but de cet enregistrement (clients potentiels ou à fidéliser) ?
- Quelles sont les données enregistrées (informations personnelles, coordonnées personnelles…) ?
- Qui peut avoir accès à ces données (le DRH, les prestataires, le service informatique…) ?
- Jusqu’à quand ces données vous seront-elles utiles ?
Une fois que vous avez toutes ces informations, vous pouvez faire le tri des données et ne garder que l’essentiel. Mettez toujours ces données à jour et communiquez régulièrement avec les personnes qui peuvent être éventuellement touchées par ces données, dans votre entreprise.
Respectez le droit des personnes
Ce deuxième point est d’ailleurs l’un des objectifs principaux de ce règlement. Vous devez informer obligatoirement les propriétaires des données en votre possession que vous allez les utiliser. Ils doivent vous donner leurs autorisations pour que vous puissiez les exploiter convenablement. Cela doit être mentionné dans les CGV.
Il est très important de faire part aux personnes concernées, pourquoi vous avez collecté ces données et dans quelle mesure vous pouvez les utiliser.
Permettez aux personnes d’exercer leurs droits
En effet, les personnes dont les données personnelles sont en votre possession, possèdent des droits. Par exemple, ils peuvent à tout moment accéder, s’opposer, rectifier ou même limiter l’utilisation des données. Pour vous mettre en conformité avec le RGPD, vous devez faire en sorte que ces personnes puissent exercer leurs droits facilement. Pour ce faire, créez un formulaire de contact sur votre site web, pour qu’ils puissent faire part de leurs désirs rapidement. Cela améliorera la confiance entre vous et vos clients.
Sécurisez les données
De nos jours, le piratage informatique est devenu très fréquent. Pour y remédier, vous devez bien sécuriser vos données. Si ces dernières tombent entre les mains de personnes mal intentionnées, cela risque de compromettre votre entreprise. Vous devez garantir à vos clients que leurs données sont en sécurité. Faites des mises à jour régulières d’antivirus ou utilisez des mots de passe un peu compliqués (en mélangeant chiffres et lettres, majuscules et minuscules). Protégez votre connexion wifi et verrouillez vos sessions au bout d’un certain moment d’inactivité. La meilleure solution est de demander l’avis d’un expert. Les personnes qui utilisent ces données au sein de votre entreprise doivent être limitées et présenter des pièces justificatives pour leur exploitation.
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