La gestion du matériel scolaire est souvent synonyme de véritable casse-tête. Et ce n’est pas faute de sérieux ou de professionnalisme de la part des responsables de matériel scolaire. Mais avec la multitude de classe que compte un établissement ainsi que les diverses activités organisées tout au long de l’année, il est extrêmement compliqué d’avoir un suivi précis.
Pour ne rien faciliter, l’informatique gagne toujours plus de place au sein de notre société. Une réalité qui oblige les établissements scolaires à étendre toujours plus leur parc informatique, ce qui en complexifie la gestion.
En France, le secteur de l’enseignement est soutenu par différentes actions pour l’éducation numérique, composant désormais avec de nombreux outils digitaux qui bouleversent les habitudes établies.
Un phénomène qui a pris un élan supplémentaire sous l’effet de la pandémie de Covid et qui est aujourd’hui de nouveau propulsé par l’émergence de l’intelligence artificielle.
Dans les lignes suivantes, vous découvrirez comment certains logiciels de gestion du parc matériel scolaire ont répondu à cette problématique croissante avec une simplicité déconcertante.
Vous découvrirez également comment ils permettent de réduire les coûts de fonctionnement de façon drastique, d’accroître la sécurité et de stimuler la productivité des enseignants et du personnel dans son ensemble.
Pourquoi la gestion de matériel scolaire est un casse tête
En règle générale, la plupart des entreprises et organisations se retrouvent de par la nature de leurs activités, à gérer un type bien spécifique de matériel. À l’inverse, les établissements scolaires doivent jongler entre la gestion du parc informatique, la gestion chronophage des stocks de consommables, les prêts matériels des étudiants et professeurs, etc. Ajoutez à cela le respect des réglementations en vigueur et la réalisation de l’inventaire annuel des immobilisations.
Si le bon vieux tableaux Excel, fort de ses anciennes heures de gloire, règne encore en maître aux sein de nombreux établissement scolaires, il cède chaque jour un peu plus sa place à de nouveaux outils. Malheureusement nombre d’entre eux sont limités et requièrent une formation spécifique et surtout une phase de prise en main chronophage.
Face à cette problématique, certains logiciels de matériel scolaire émergent en faisant le pari de la simplicité et de l’efficacité. Par exemple, le logiciel Timly que nous avons testé et utilisé au sein de notre institution a été conçu dans un esprit Plug and Play qui le rend ultra-intuitif. Accessible depuis n’importe quelle dispositif, il cartographie facilement tous les actifs d’un établissement scolaire et en permet un suivi en temps réel.
Désormais, si je veux savoir où est passée la tablette numéro 58, j’ouvre l’APP de Timly sur mon téléphone et je sais instantanément où elle se trouve, et à qui elle a été assignée, mais également son historique d’assignement (c’est-à-dire toutes les mains par lesquelles elle est passée)…
Au-delà d’une vision à 360° facilitant la gestion des inventaires, ce logiciel de gestion scolaire utilise des QR code collés sur tous les actifs de l’établissement scolaire.
Ainsi, via un simple scan via votre téléphone, vous pouvez instantanément avoir accès au mode d’emploi, connaître l’état de la garantie de l’appareil, les licences, l’historique des assignements, les dysfonctionnements, l’état de maintenance ou encore consulter les contacts des techniciens de maintenance.
Via la localisation GPS, chaque mouvement s’inscrit en temps réel, offrant ainsi un suivi complet du cycle de vie du matériel.
Fini le temps, ou il fallait demander à Brigitte ou est passé le clavier Asus, le projecteur ou le disque dur de Stéphane.
Vous savez, ce même disque confié à Sebastien, puis Séverine ou peut-être Octave, se retrouvant dans les bras de la comptabilité sans qu’aucune trajectoire précise ne puisse expliquer sa présence en ces lieux.
Un logiciel de gestion scolaire vous permet d’oublier ce type de problème et minimise ainsi les efforts de gestion administratifs et les pertes d’inventaire (vols, pertes, oublis) jusqu’à 75 %.
Ainsi, quel que soit l’outil dont chaque membre de votre équipe a besoin, il pourra en quelques clics seulement, sonder l’inventaire et obtenir toutes les informations sur son emplacement, la personne qui s’en sert actuellement le cas échéant, etc. Plus besoin de multiples demandes non plus. Il suffit d’une simple réservation depuis l’application et l’appareil vous est attribué.
Et pour amplifier l’efficacité des processus, Timly s’est doté d’une fonctionnalité aussi rudimentaire que ingénieuse : des notifications ciblées à des moments critiques. Aucune surprise désagréable n’entrave le début de votre journée de travail. Chacun peut aisément s’assurer de disposer de son matériel, en parfait état de fonctionnement.
Les logiciels de gestion du matériel scolaire responsabilisent-ils les employés et la sécurité ?
La finalité d’un logiciel de gestion d’actifs ne se résume pas à une simple atténuation des dommages (perte, vol, etc.). L’assignement d’un outil précis à une personne déterminée via le logiciel de gestion de parc matériel tend à responsabiliser les collaborateurs.
L’historique des assignements incite indirectement le personnel à être plus consciencieux avec les actifs à travers notamment le signalement de tout dysfonctionnement.
Et bien évidemment, plus question d’aller demander ou sont les formulaires pour signaler un défaut ou un dommage, pour ensuite devoir les remplir à la main, afin que le responsable puisse les inscrire dans un tableaux excel ou autres logiciels.
Il suffit désormais d’ouvrir l’application Timly, de scanner le QR code ou le code-barres coller sur l’appareil, décrire le problème rencontré. Vous pouvez même joindre une photo du dommage constaté.
Tous ces gestes simples, une fois cumulés, minimisent les coûts de maintenance, améliorent la longévité du parc matériel et permettent de réduire la perte de données résultant d’appareils défectueux non entretenus à temps.
Le logiciel de gestion matériel scolaire propose également une centralisation des documents et données, accessibles à tous et proposant divers niveaux d’accès à l’information.
Vous pouvez donc déterminer quelles données vous partagez avec chaque personne et quelle responsable peut y accéder.
Pour terminer, je ne peux que vous conseiller de choisir un fournisseur de logiciel de gestion matériel offrant des communications sécurisées, avec des sauvegardes quotidiennes sur des serveurs de préférence européens. Il peut être tentant d’installer un logiciel tel que Timly sur les serveurs internes, mais confier cette sécurisation à des professionnels et laisser le logiciel de gestion matériel dans le cloud réduit considérablement vos risques de perte de données.
Est-ce qu’un bon logiciel de gestion du parc informatique peut être gratuit ?
La question de la gratuité d’un logiciel de gestion du parc informatique se pose souvent, car certains acteurs du marché peuvent parfois prétendre offrir ce service sans frais. Cependant, l’expérience démontre que cette absence de tarification est souvent un leurre, synonyme de limitations fonctionnelles, dont le seul but est de frustrer l’utilisateur afin qu’il passe à la version payante..
Il est vrai qu’on peut croiser le chemin de certains logiciels encore en phase de développement adoptant un modèle freemium tout à fait honorable. Mais l’inévitable maturité, accompagnée d’un public grandissant, sera logiquement remplacée à terme par une offre payante.
Un autre point fondamental est la nécessité d’un soutien et d’une personnalisation du logiciel pour correspondre véritablement aux besoins précis de l’établissement scolaire en question.
Il est capital d’avoir des humains au bout du fil qui peuvent adapter leur logiciel de gestion de matériel scolaire pour répondre aux besoins spécifiques de votre école.
A cet égard Timly a fait preuve de beaucoup de patience et pour apporter les mini personnalisation que nous souhaitions.
Depuis que nous nous sommes équipés de ce logiciel de gestion de matériel scolaire, nous avons constaté que tous ses processus sont fluidifiés. Le gestionnaire chargé de l’infrastructure informatique est plus détendu et plus à même de prendre les meilleures décisions
Les licences et équipements inutilisés ne sont plus reconduits. Via une meilleure maintenance, les actifs se déprécient moins vite. Les pertes, vols et oublis sont réduits au minimum. La décision d’acheter de nouveaux appareils est facilitée. La gestion du prêt de matériel aux étudiants est devenue un jeu d’enfant. En bref, nous sommes en présence d’un retour sur investissement proche de 300%, accompagné d’une productivité accrue et d’une sécurité renforcée.
