Aujourd’hui, pour réaliser des projets et des opérations en équipe, il est essentiel de partager des informations entre ses membres, de vérifier l’avancement des tâches, de partager les plannings… Mais pour faciliter ce processus, il faut être équipé du logiciel adéquat : un outil de collaboration. Qu’est-ce alors qu’un outil collaboratif et en quoi est-il concrètement utile pour les entreprises modernes ? Réponse dans la suite de cet article
Outil collaboratif : définition
Un outil collaboratif est un logiciel pour améliorer l’efficacité d’un groupe de travail au fur et à mesure que la société ou l’organisation progresse. Dans toute organisation, il est souvent difficile d’effectuer seul une tâche avec efficience. Par conséquent, en plus de partager des informations pour éviter les différences de traitement au sein de l’entreprise, l’outil collaboratif est également efficace dans l’échange d’informations avec des tiers, comme lors de la commande auprès d’un sous-traitant.
Les outils collaboratifs les plus populaires sont les outils de chat, de partage des connaissances et des fichiers, de gestion des horaires, de gestion des tâches… Ils sont tous indispensables pour toute entreprise ambitieuse, mais requiert un certain nombre d’exigences technologiques.
Pourquoi introduire l’outil collaboratif dans son équipe de travail ?
Face au progrès fulgurant de la technologie et surtout de son importance dans toutes les entreprises modernes, tous les moyens de flexibilité sont bons pour réussir ses affaires. Introduire un outil collaboratif dans son équipe de travail apporte d’énormes avantages.
Partage des informations
Jusqu’à un passé récent, le partage des informations était un énorme casse-tête pour de nombreuses entreprises, l’instantanéité faisant défaut. Aujourd’hui, grâce aux outils collaboratifs tels que les outils de chat, vous pouvez communiquer instantanément avec n’importe qui et depuis n’importe quel endroit.
Ces outils de chat, par exemple, vous permettent de communiquer vos besoins le plus rapidement, améliorant ainsi la vitesse du partage des informations de façon considérable.
Amélioration de la productivité
La productivité est un élément important dans toute entreprise. Et dans un environnement dicté de plus en plus par la technologie, l’emploi des outils collaboratifs notamment pour gagner du temps et bien communiquer avec votre équipe, est essentiel. Par exemple, il peut être possible de réduire le temps de 2 heures à 1 heure et d’augmenter le nombre de négociations commerciales avec les vendeurs de 3 à 6. Organiser des réunions en ligne, partager l’état des tâches et voir vos fichiers n’importe où grâce à un service cloud, vous donne la possibilité de travailler efficacement, en toute flexibilité.
Elimination de certains frais
Ces dernières années, tous les membres d’une entreprise ne sont souvent pas au même endroit pour des raisons telles que la recommandation à faire appel au télétravail dans le cadre d’une réforme dans la façon de travailler. Dans un tel environnement, l’utilisation d’outils de collaboration est essentielle. Elle permet par conséquent, d’éviter plusieurs dépenses comme les frais de déplacement, de restauration, de location… Vous pouvez alors choisir les meilleurs outils pour votre entreprise avec un risque financier minimal.
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